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Allgemein Intranet & Digital Workplace

Das erwartet uns am digitalen Arbeitsplatz: Themen und Trends 2022

Das Jahr 2022 hat begonnen und wohl jeder fragt sich momentan: Was sind jetzt eigentlich die Top-Themen und -Trends für das neue Jahr?

Von Lutz Hirsch, CEO von HIRSCHTEC

Das Jahr 2022 hat begonnen und wohl jeder fragt sich momentan: Was sind jetzt eigentlich die Top-Themen und -Trends für das neue Jahr? Diese Frage stelle ich mir als Fachjuryleiter für die Kategorie „Intranet und Digital Workplace“ beim INKOMETA-Award natürlich ebenfalls. Für den „Digital Workplace“-Bereich haben wir bei HIRSCHTEC daher einmal vier große Themen identifiziert, von denen ich glaube, dass sie im nächsten Jahr stark an Bedeutung gewinnen werden und Unternehmen sich mit ihnen beschäftigen sollten. Und ich hoffe, dass sie sich auch in der ein oder anderen Projekteinreichung für den INKOMETA-Award 2022 deutlich widerspiegeln werden, doch starten wir mit den zentralen Themen für 2022:

  1. Microsoft Teams wird der Standard in der Kollaboration und für den digitalen Arbeitsplatz 

Da wäre zum einen Microsoft Teams. Das Tool aus der „Microsoft 365“-Landschaft wird meiner Ansicht nach zu dem Standard für die Kollaborations-Welt – und somit auch für den digitalen Arbeitsplatz werden. Der digitale Arbeitsplatz, in dem viele Informationen gebündelt werden, Dokumente abliegen, Prozesse integriert werden und Teams sich gemeinsam über Kanban-Boards organisieren – Videoconferencing, Telefonie und Chat sind ja schon eine Selbstverständlichkeit. Interessant auch: Unsere Messungen, die wir durchführen, wenn wir parallel zu Microsoft Teams, Social Intranets bei Kunden einführen, zeigen: In Social Intranets finden eher „weichere“ Themen und Unternehmens-News statt, und Nutzer*innen halten sich hier eher maximal zehn Minuten pro Tag auf. In Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams sind sie eher drei bis vier Stunden pro Tag präsent. Bei Social-Intranet-Projekten wird es für Unternehmen somit zukünftig vorrangig darum gehen, diese möglichst schlank aufzusetzen, um schnell und pragmatisch alle Mitarbeitenden personalisiert mit relevanten Informationen zu erreichen – vor allem auch über mobile Endgeräte. Die Prämisse dabei laut aber immer: Dieser News-Bereich muss in Microsoft Teams integriert und dort sichtbar werden, um zusätzlich Aufmerksamkeit und Reichweite zu erzielen.

Der Trend für das nächste Jahr lautet daher: Microsoft Teams wird noch sehr viel stärker genutzt und ausgebaut werden. In vielen Unternehmen wird es momentan noch ausschließlich als Conferencing-Tool verwendet. Aber Dokumente zu teilen, in Gruppen zusammenzuarbeiten, To-do-Listen gemeinsam zu pflegen, Daten via Power BI zu visualisieren oder auch Abläufe über Microsoft Flow abzubilden: All das wird oft noch gar nicht genutzt und meiner Einschätzung nach in 2022 sehr viel stärker passieren. Konkret heißt das: Abläufe, die in vielen Unternehmen derzeit noch traditionell – vielleicht sogar noch analog – stattfinden, werden in Microsoft Teams migriert und dort digitalisiert werden. Damit trägt Microsoft Teams zukünftig maßgeblich zur Digitalisierung des Büroalltages bei. 

  1. Beim Thema Intranet und Kollaboration heißt es für Kommunikationsmanager*innen: Verstärkte Arbeit mit Kennzahlen

Zum anderen gäbe es da noch das Thema Nutzung von Kennzahlen/Auswertungen zum Intranet bzw. zum Digital Workplace in der Unternehmenskommunikation. Spricht man mit Kommunikationsverantwortlichen, so ist dieses Thema eigentlich schon seit zwei bzw. drei Jahren ein sehr drängendes. Durch die Pandemie ist es aber wieder etwas in den Hintergrund gerückt. Für 2022 sehe ich jedoch nun den deutlichen Trend, dass sich Kommunikationsabteilungen auch gegenüber ihren Budget-Gebern rechtfertigen und Antworten auf Fragen wie „Was passiert mit dem ins Intranet oder in digitale Kommunikationsmaßnahmen investierten Geld?“, „Zeigen die Maßnahmen Wirkung?“, „Ist das Geld gut investiert und ist mehr Budget in 2022 gerechtfertigt?“ liefern müssen. Bislang greifen Kommunikationsverantwortliche bei der Argumentation für ein Intranet bzw. den digitalen Arbeitsplatz häufig noch auf ein sehr rudimentäres Gerüst aus Klickzahlen, Unique Accounts und Co. zurück. Das ist meiner Ansicht nach aber zu wenig. Die Analyse sollte etwas tiefer gehen. Das heißt, sie sollte das Messen von Reichweiten, das Vergleichen der genutzten Kanäle und Endgeräte, die Analyse der gut oder weniger gut besuchten Inhalte oder aber auch die Messung von Verweildauern auf einzelnen Bereichen der Plattform beinhalten.

Schon heute gibt es gute Mechanismen, um diese Kennzahlen zu erheben, aufzubereiten und so die Wirkung und Reichweite eines Intranets bzw. digitalen Arbeitsplatzes sichtbar zu machen – und damit letztendlich auch die investierten Budgets zu rechtfertigen. Da Geschäftsführer*innen und Vorstände sehr viel mehr Wert darauf legen werden, einen Nachweis für das in interne Plattformen investierte Geld zu bekommen, sollten Kommunikationsverantwortliche in 2022 verstärkt den Fokus auf die Arbeit mit Kennzahlen legen.

  1. Wissensaustausch wird zur Kernherausforderung bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle

Kommen wir zum dritten Trend-Thema: der Einführung hybrider Arbeitsmodelle und der damit verbundenen Herausforderung, den Wissenstransfer in einem solchen Set-up zu meistern. Laut einer aktuellen YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC sind hybride Arbeitsmodelle bislang in noch nicht einmal einem Drittel der Unternehmen Realität. Und nur 30 Prozent der Mitarbeitenden wurden bzw. werden bei deren Entwicklung auch wirklich umfassend miteinbezogen. Dabei erzielen Unternehmen viele Nutzeneffekte durch hybride Arbeitsmodelle: Dienstreisen werden weniger, Kosten werden eingespart, den Mitarbeitenden wird mehr Flexibilität geboten, was zu einer höheren Zufriedenheit führt – all das wird auch nach der Pandemie bleiben.

Was aber über hybride Arbeitsmodelle schwieriger werden wird, weil die Mitarbeitenden in verteilten Umgebungen arbeiten, ist die Sicherstellung des Know-how-Transfers: Schon jetzt zeigt sich anhand der YouGov-Ergebnisse, dass Mitarbeitende bei einer rein digitalen Zusammenarbeit (z. B. im Homeoffice) am meisten den informellen Austausch mit ihren Kolleg*innen vermissen. Für Unternehmen gilt es daher gemeinsam mit ihren Teams Formate zu entwickeln, wie dieser informelle Austausch bestmöglich stattfinden kann, da er über digitale Plattformen nicht optimal gelöst wird. Mein Credo lautet da immer: Digitale Plattformen ermöglichen einen Informationsaustausch, der wirkliche Transfer von Wissen und Erfahrungen funktioniert aber nur über den direkten persönlichen Kontakt der Menschen untereinander.

  1. Das Zusammenspiel von Digitalisierung und Nachhaltigkeit gewinnt an Bedeutung

Das vierte Thema, das in 2022 noch einmal rasant an Fahrt aufnehmen wird, ist das Zusammenspiel von Nachhaltigkeit und Digitalisierung. Nachhaltig digital zu handeln beinhaltet zum einen, digitale Plattformen nachhaltig, im Sinne von beständig, im Unternehmen zu implementieren und zu nutzen. Es nützt nichts, wenn Unternehmen eine Plattform wie Microsoft Teams oder ein Social Intranet einführen, diese dann nur rudimentär nutzen und nebenher noch andere Kanäle einfach weiter verwenden. Dann wird Microsoft Teams oder ein Social Intranet nur zu einem zusätzlichen Kanal, der noch mehr Arbeit macht und noch mehr Aufmerksamkeit erfordert. Zum anderen heißt Digitalisierung und Nachhaltigkeit miteinander in Einklang zu bringen aber auch, über die Nutzung digitaler Plattformen Umwelt und Ressourcen zu schonen – z. B. durch die Reduktion von Dienstreisen, aber auch durch den Fokus auf eine digitale Kreislaufwirtschaft (z. B. Codes und digitale Inhalte wiederverwenden, „alte“ Plattformen optimieren statt immer wieder neue einzuführen, auf Rechen- und Suchzeiten zur Minimierung des Stromverbrauchs achten etc.).

Das alles sind Elemente einer nachhaltigen Digitalisierung, die Unternehmen und Dienstleister im kommenden Jahr noch sehr viel stärker in den Fokus nehmen werden müssen. Nur so werden sie auch zukünftig erfolgreich sein und der dringenden Notwendigkeit nach mehr Nachhaltigkeit in der Gesellschaft gerecht werden können.

Ich freue mich daher schon jetzt darauf, wenn es im nächsten Jahr wieder heißt: „Die Einreichungsphase für den INKOMETA-Award 2022 startet!“ Und ich bin gespannt und hoffe, dass wir in der Kategorie „Intranet und Digital Workplace“ zahlreiche innovative Projekte sehen werden, die eindrucksvoll zeigen, wie Nachhaltigkeit ins Intranet und den digitalen Arbeitsplatz gebracht wird, wie digitale Kommunikations- und Kollaborations-Plattformen durch die Nutzung von Kennzahlen kontinuierlich optimiert werden und was der Digital Workplace alles leisten kann, um unsere Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitswelt bestmöglich zu gestalten. Seien Sie dabei, machen Sie mit und zeigen Sie, wie der digitale Arbeitsplatz bei Ihnen in der Praxis gelebt wird!

Sie möchten noch mehr über die Themen und Trends am Digital Workplace 2022 wissen? Dann schauen Sie doch gern einmal in mein aktuelles YouTube-Video.

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Der INKOMETA, der Award für erfolgreiche interne Kommunikation, zeichnet Wettbewerbseinreichungen in fünf Kategorien aus: Strategie, Medien, Intranet & Digital Workplace, Kampagnen und Internationale Interne Kommunikation.

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– Start der Einreichungsfrist: 10. Januar 2022
– Ende der Einreichungsfrist: 31. März 2022
– Late Deadline: 2. Mai 2022
– Short List Veröffentlichung: Juni / Juli 2022
– INKOMETA-Forum und Preisverleihung: 14./15. September 2022